Transcripción del Episodio 35: Cómo Aprovechar 2 Horas Más por Día con Time Blocking • Fabupoderosas

¿Te pasa que quisieras que el día tuviera 26 horas? ¿Sos de las que andan diciendo “no me da la vida”, de tantas obligaciones que intentas embuchar en tan poco tiempo?

Somos mujeres ocupadísimas y en nuestro agobio y a veces hasta desesperación por llegar a todo vamos corriendo como pollo sin cabeza y lo peor es que permitimos que nos distraiga cualquier interrupción.

Decimos que nos falta tiempo pero muchas veces, lo que nos está faltando es foco.

En el episodio de hoy te estoy prometiendo 2 horas más por día y vos te estarás preguntando ¿de dónde sale eso Lola? ¿por qué 2 horas?

Hay un autor llamado Cal Newport, que escribió el libro Deep Work, no lo encuentro en español, sería algo así como Trabajo Profundo y él habla de time blocking o de esto de usar bloques de tiempo, y dice “Una semana de 40 horas de trabajo en bloques de tiempo, estimo que produce un resultado equiparable a una semana de 60 horas de trabajo hecho sin estructura”

O sea que el tipo promete que vas a ganar una productividad equivalente a 20 horas por semana, dividilo por 7 y te da casi 3 horas, redondeemos para abajo, y de ahí sale la promesa de ganar 2 horas por día.

Y cuando hablo de trabajo no me refiero solamente al trabajo corporativo, nosotras somos mujeres ocupadísimas, nuestro trabajo no termina nunca, y no te hablo de la carga mental que es otra historia, hablo de trabajo como tareas concretas que las tenemos los 7 días de la semana, los 365 días del año, algunos días más y otros menos, esto no lo digo para deprimirnos, tenemos obligaciones por naturaleza: de hogar, de familia, laborales, sociales, de nuestros proyectos cuando empezamos en este camino Fabupoderoso y empezamos a descubrir cómo queremos desarrollarnos y sentirnos plenas más allá del trabajo y del hogar.

Tener trabajo, actividades y tareas no es un problema, no tiene por qué ser una razón para el agobio.

Pero lo que agobia es sentirnos bombardeadas por demasiadas reuniones, emails, chats, interrupciones y distracciones, externas pero también internas cuando estás todo el tiempo acordándote de todos los pendientes y todo lo que todavía te queda por hacer hoy, esta semana, este mes…

Aquí es donde el Time Blocking viene al rescate.

El Time Blocking es una herramienta muy de Reina, es decir de todo lo que tenga que ver con tu mente y tu capacidad organizativa, para enfocarte y sentirte más calma, más serena y más productiva.

El Time Blocking es ideal para vos si:

Tenés muchas responsabilidades y proyectos diferentes. Te suena? Mujeres ocupadísimas, presentes!
Te pasás mucho tiempo en modo reactivo, es decir respondiendo emails, mensajes, alarmas del teléfono (whatsapp, facebook y todo eso)
Sentís que te cortan el día con reuniones o sentís que te interrumpen todo el tiempo
Te cuesta encontrar tiempo y espacio mental para planear, pensar, decidir, hacer trabajo creativo, en fin, tener una visión más amplia que la del día a día

Si te reconocés con alguna de estas situaciones, el episodio de hoy es para vos, porque vamos a aprender bien a fondo cómo aprovechar el Time Blocking para sentirnos más tranquilas y más en control que como Reinas nos gusta el control, nos gusta gobernar y nos gusta conquistar nuevos proyectos, nuevas iniciativas.

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es un método de administración del tiempo que consiste en dividir tu día en bloques de tiempo. Cada bloque está definido para realizar una tarea específica, o grupo de tareas, y sólo esas tareas específicas.

Es decir: eso de tener una lista de tareas pendientes, la famosa To Do List, que las vas mechando acá y allá, NO. Vos empezás cada día con una agenda que te dice en un horario concreto qué vas a hacer a qué hora.

Tenés la versión estricta de este método, y la versión más fluida y relajada que uso yo.

La versión más estricta requiere que vos tengas todas tus tareas en una lista por anticipado, por ejemplo que harías una vez por semana, y te definís cada día de la semana todos los bloques diarios qué vas a estar haciendo en cada bloque. Así no tenés que estar tomando decisiones “a ver qué hago ahora , vos seguís tu agenda que te dice hora por hora qué tenés que estar haciendo. Y si te distraés, o te desviás, volvés a la agenda a ver qué hora, qué tendría que star haciendo ahora.

Yo no te voy a decir que uso este método estrictamente todos los días porque no es el caso, sobre todo durante las horas de mi trabajo corporativo, porque la verdad si que soy bastante reactiva y te voy a decir por qué: yo trabajo desde mi casa desde hace años, antes de la pandemia ya trabajaba desde mi casa entonces para mí es importante mostrarme disponible y responder. Entonces sí que durante las horas laborales los días que trabajo por cuenta ajena sí soy más flexible.

Pero sí que uso muchas variaciones de Time Blocking, que me resultan muy efectivas, o no estaría yo haciendo este podcast ahora si no fuera por este método en serio no tendŕia tiempo, y como te decía me resultan muy efectivas, muy de Reina como en mi libro Los Tres Fabupoderes de Paula el hada le enseña a Paula el Fabupoder de la Reina, esta técnica es un forma clave de cultivar tu Fabupoder de Reina, para usar tu tiempo y tus recursos de manera productiva.

¿Entonces, cómo podemos implementar el Time Blocking de una manera más flexible, amigable y sin que se quejen que te hacés la difícil? A eso vamos <en el episodio completo de El Show de Fabuportal. Lo encontras en fabuportal.com/35 o aqui en Instagram en la descripcion de este video te dejo el enlace>

Time Blocking parcial: es decir, no te ponés todo los días, cada día de la semana, todas las horas bloqueadas qué vas a hacer. Eso sería un Time Blocking extremo. Yo uso un time blocking parcial que es que cada mañana de 7:00 a 7:30 hago un ejercicio de respiración y un video de gimnasia. Cortitos: El de respiración son 11 minutos y el de gimnasia son 22, pero ese tiempo está bloqueado, porque lo que me pasaba es que yo me había propuesto hacerlo en algún momento de la mañana y la mañana se pasaba y no lo hacía, porque surgía algo.

Otro ejemplo que uso de Time Blocking parcial es que los miércoles de 9:00 a 13:00 es para crear el podcast del show de Fabuportal. Todo lo que sea escribir de manera creativa, tener ideas, necesito estar fresca por la mañana y tener el espacio sin apuro. Y lo hago los miércoles porque, estoy trabajando 4 días a la semana hasta que mi hijo cumpla 12 años, en este momento tiene 10, después veremos qué pasa. Este bloque es sagrado, y gracias a este bloque, durante este bloque, existe este episodio del podcast.

Es decir que podés poner bloques aquí y allí en tu agenda, sin bloquearte todo al 100%.

Hay otra variación que se llama “Task Batching” o “Procesamiento de tareas por lote” que básicamente se refiere a hacer tareas similares todas juntas. Un ejemplo que ya escuchamos mucho es el de “meal prep” o “batch cooking” que todo lo que sea picar ajo, cebolla, lavar y cortar verduras, dejar todo listo para cocinar después. No es que te bloqueás “tal día de tal hora a tal hora” sino que en vez de andar haciéndolo cada vez que vas a cocinar, lo hacés por lote, dos o tres veces por semana, o cuando vas al super.

Yo esto lo hago cuando creo imágenes, me pongo en modo diseño, que no es mi fuerte, aclaro, y hago varias por vez. No tengo un bloque específico de tiempo, pero tengo listas de imágenes que voy necesitando y trato de hacer muchas por vez.

Entonces, la idea e que vos agrupás tareas similares, normalmente cada una es una tarea corta, y definís que vas a hacer todas esas tareas juntas. Esto te ayuda porque no cambiás de contexto, imaginate cómo se pierde tiempo y energía si pelo una zanahoria, leo un email, pico una cebolla, leo otro email. Y eso parece muy loco pero si te ponés a pensar vas a ver que las mujeres ocupadísimas somos mucho de andar saltando entre una cosa y otra. Y se pierde tiempo: me tengo que lavar las manos entre uno y otro, hay una preparación, en fin: te ahorra tiempo y energía mental si estás con emails hacer todo lo de emails junto y si estás con las verduras, hacer todo lo de las verduras juntas. Esto es especialmente recomendable a la hora de las redes sociales: dejá el teléfono fuera de la vista y ponele si note aguantás una vez al día 3 veces al día mirás mensajes de whatsapp, facebook e instagram todo de una vez. Y no estás mirando cada 15 minutos.

Ejemplos más orientados a lo profesional que el cooking que se pueden hacer en batch, es decir por lote:

El tema de email y mensajes que ya mencionamos
Redes sociales que ya mencionamos
Desarrollo profesional: por ejemplo leer artículos o libros de temas del trabajo, y tomar nota
Networking: llamar gente para conectar y tender redes, o salir por la oficina hablando con uno y otro que necesitás conectar
Escribir, como comentaba, que en mi caso es clave que lo hago todo junto porque me cuesta la inspiración, la concentración si lo intento ir mechando a lo largo del día
Escribir código o revisar cosas técnicas que no funcionan
Diseñar como comentaba que creo las imágenes en grupo
Investigar, es decir Googlear. Está comprobadísimo que si te ponés a googlear te vas metiendo por laberintos que un link te lleva a otro y cuando te querés dar cuenta pasaron horas. Ya en mi libro Los Tres Fabupoderes de Paula el hada Lulú le dice a Paula que Google es una trampa de la bruja Pachorra que te hace procrastinar. En conclusión, no andes googleando todo el tiempo si querés ser productiva, hacete una lista de los temas a investigar y ponete un límite de tiempo para hacerlo todo de una vez
Organizar papeles va muy bien en modo batch, en mi casa tenemos una bandeja de “papeles in”, y cuando veo que se va llenando agarro las hojas, las agujereo y las archivo en la carpeta correspondiente.
Planear: cómo me cuesta, y no soy la única. El antídoto para no andar como loca de acá para allá es planear, pero planear necesita su espacio, y un switch mental, un interruptor, para cambiar el modo ejecución al modo planeación, y no da planear un poquito, ejecutar un poquito, es un desperdicio de energía mental. Todo lo que tengas de proyectitos, iniciativas, está bueno que mantengas una lista y te definas un rato para sentarte y planear.

En las notas de este episodio, este es el Episodio número 35 así que si vas a fabuportal.com/35 te voy a dejar un enlace a Google Keep, que es una app gratis donde yo anoto todo – soy chica android, pero seguro que Apple tiene también, para que vayas organizando entonces tus ideas y agrupando temas. Y te puede interesar también el episodio donde hablamos de cómo planear con Monica que es psicóloga y coach, que nos enseñó algunas técnicas en el episodio Cómo Hacer un Plan para Alcanzar tus Metas, es el episodio 22, lo encontrás en fabuportal.com/22

Otra variación de Time Blocking es la de Tema del Día: esto es ponerle un foco en general a un día y te vas guardando tareas de ese tema para hacer ese día. Por ejemplo para mí los miércoles son los días de contenido, y tengo el time blocking que te comentaba del podcast por la mañana porque la verdad sino lo procrastino. Pero el resto del día también pongo el foco en tareas de contenido, de ideas para instagram, de escribir textos, de mirar fotos y guardar en una carpeta, de hacer imágenes. Es el tema del día Contenido. Eso es todos los miércoles para mi, Pero en vez de ser “todos los miércoles” vos podrías elegir 1 miércoles en particular, o 1 sábado por ejemplo le decís “el día de la ropa”, capaz lo hace 2 veces por año, ese día de ver si toda la ropa está en condiciones, si hay que arreglar algo, si algo a los chicos ya les queda chico y hay que regalar y comprar nuevo, ponerte al día con el lavado, planchado, llevar a la tintorería o dejar listo para llevar a la tintorería, etc. Todo tema ropa, no tiene que ser cada sábado, un sábado que le pones el tema del día y eso te da foco.

Esto del tema del día es especial para quienes tengan muchas áreas para prestar atención por ejemplo yo que tengo mi trabajo corporativo por un lado y Fabuportal por el otro. Por ahí vos tenés tu trabajo y también estás empezando un proyecto, un negocio, una ONG o algo que estés estudiando, una certificiación, entonces te ponés un día de foco para ponerte al día porque durante la semana es difícil encontrar un ratito aquí y allí.

Por ejemplo te podés poner regularmente:

Los lunes son los días de administración
Los martes son los días de trabajo creativo
Los jueves son los días de estudiar
Los sábados son los días de la familia

Y así. Y si no son regularmente cada semana, ponerte de vez en cuando UN sábado con un foco en particular como en el ejemplo de la ropa. No es el método estricto pero acá estamos flexibilizando y adaptando a nuestra realidad.

Esto del “Día de…” te ayuda mucho con el foco, ponés tu atención en un tema sin cansarte cambiando de contexto y te motiva, este día tiene un propósito, vos querés cumplir con esas tareas no es que sentís que “tenés que”. Es mucho más motivador que ir tachando tareas acá y allá. Y tenés menos fatiga por la toma de decisiones, que también tenemos un podcast sobre este tema de Decision Fatigue, es el episodio número 33, fabuportal.com/33 Cömo Protegerte de la Fatiga Decisoria.

Pero vos te estarás pregundando… Lola esto del Time Blocking promete 2 horas más por día, cómo lo consigue? Estoy haciendo el mismo trabajo pero agrupado, qué onda?

Bueno, esta técnica a primera vista parece muy simple y muy básica, pero tiene lo suyo.

Cuando vos te reservás un pedazo de tiempo a enfocarte en un proyecto, un problema, o una tarea todos tus recursos mentales están disponibles para ese tema, en vez de estar como estamos desparramando nuestra atención en distintas cosas a la vez.

Cuanto más practiques lo de una tarea por vez, más entrenás a tu cerebro para hacer trabajo profundo, y más fácil te va resultando esto de mantenerte enfocada.

Qué es esto de trabajo profundo y trabajo superficial?

El trabajo superficial es, usando un término de mi papá, el chiquitaje. Tareítas acá y allá que hay que hacer, típicamente son urgentes, pero no hay que pensar mucho.

El trabajo profundo son las tareas que requieren que te concentres, que uses tu creatividad, y son tareas que contribuyen a un logro que vos querés conseguir, son tareas importantes.

Ejemplos de trabajo superficial serían leer emails, responder mensajes que te van llegando, hacer llamadas para arreglar temas de organización y logística (tipo donde nos encontramos, a qué hora etc), ir a reuniones de esas de que reporta el avance, es decir status meetings.

Ejemplos de trabajo profundo serían hacer un plan para un proyecto, programar/escribir código, hacer una presentación, investigar cómo solucionar un problema.

Cuando vos te pones en modo batch o en lote para el trabajo superficial, te sacás de encima esa tareas de chiquitaje y te asegurás de que note coman el tiempo del trabajo profundo, de las tareas importantes que necesitan de todo tu power. Porque esas tareas son las que tienen más impacto y te traen los resultados que querés.

Otro beneficio es que te hace tomar consciencia a full de cómo estás usando tu tiempo. No te pasó que corriste todo el día y llega la noche y te preguntás ¿hoy qué hice? Y no se te ocurre ni un logro concreto que puedas decir “chau, misión cumplida, hice esto”.

Cuando vos te acostumbrás a alguna forma de Time Blocking empezás a prestar atención a cómo estás usando no te digo cada minuto, pero sí cada hora. Y te das cuenta de que por cada nuevo compromiso que tomás, tenés que encontrar un espacio en tu agenda. Entonces te resulta evidente el costo de oportunidad de decir que Sí a algo nuevo que te están pidiendo, y te resulta más fácil decir que No, y decir que No es una forma muy importante de cultivar tu Fabupoder de Reina.

Combate el perfeccionismo. No ponerte límites en el uso de tu tiempo es una receta para el desastre a la hora de ser perfeccionistas. Siempre hay algún toquecito más que le podes dar, algún cambiecito. Bloquear tu tiempo te ayuda a darte cuenta de que basta, no podés un día y otro día y otro día volver sobre lo mismo, en algún momento tenés que decir “listo el pollo”, al ponerte un bloque definido de tiempo te ponés límites, y te ayuda a terminar en vez de prorrogar.

Te ayuda a alcanzar metas, que es lo que queremos como Reinas. Un plan concreto te ayuda a concretar. Una idea, una intención, sin un plan de acción no se manifiesta, se queda como idea.

Cuando vos bajas a detalle esos proyectos, te hacés una lista de tareas y las agendás: les das una fecha, hora, lugar, vas a ver cómo empezas a materializar logros concretos.

Ahora una aclaración sobre cómo funciona esto cuando una trabaja en relación de dependencia y tiene que mostrarse disponible todo el tiempo, y es parte de la naturaleza del puesto de trabajo lo de ser reactiva – es decir que te traen problemas, ideas, pedidos todo el tiempo, como es mi trabajo.

La idea es que sí podés usar esta técnica y yo la uso. Hay períodos en los que estoy abierta a que lleguen mensajes, típicamente porque estoy haciendo trabajo superficial del que hablábamos y no me resulta muy disruptivo que me interrumpan.

Pero si me tengo que enfocar para hacer trabajo profundo, lo que hago es: en el chat me pongo Busy, Ocupada. Y el email lo pongo “offline”. Nunca lo hago por más de mediahora, pero esa media hora amiga… cómo cunde.

Y además después de media hora de foco viene bien pararse, estirarse, hacer algo físico, hacer un corte, como vimos en el episodio sobre ser multiproductivas con Laura, licenciada en neurociencias, fue el episodio 28 fabuportal.com/28 Laura nos explicó cómo funciona el cerebro y cómo hacer estos cortes.

Entonces después de media hora, yo paro el trabajo profundo, vuelvo a activar los mensajes y los emails para no estar desaparecida, y ahí, IMPORATANTE, mientras bajan los mensajes me estiro, me paro, me sacudo un poco, y vuelvo al trabajo reactivo y superficial.

Así que no hay excusa, estas técnicas que aprendimos hoy se pueden usar en la oficina.

Bueno espero haberte dado ideas para organizar tus tareas de manera más productiva y sentirte más libre y relajada a la hora de hacer el trabajo que sí, es parte de la vida, pero lo que queremos es un poco más de espacio mental para hacerlo de manera más serena y enfocada, sintiendo que tenés un 20% más de tiempo, Animate a probar alguna de estas técnicas y escribime para contarme qué tal te fue.

Como Paula en mi libro de los Tres Fabupoderes que empieza siendo una mujer ocupadísima y estresadísima y a través de culivarse como Diva Reina y Diosa consigue escapar de la rutina, conectar con su esencia y crear la vida de sus sueños, que es lo te deseo para vos y mi misión es que la mayor cantidad de mujeres del mundo lo consigan, para que iluminemos el mundo con nuestro brillo.

Si querés conseguir mi libro Los Tres Fabupoderes de Paula, un cuento de hadas para mujeres ocupadísimas, te dejo el enlace en las notas de este episodio, en fabuportal.com/35

Y antes de irme, ¿qué te digo siempre? cuidá tu salud mental, si estás sufriendo de ansiedad o depresión consulta a un profesional calificado porque el coaching y las terapias alternativas no reemplazan a la psicoterapia profesional.

Pero si estás bien y querés estar mejor, te invito a los cursos, retiros, viajes, las experiencias grupales que organiza Fabuportal para que nos sintamos plenas y fabupoderosas como Divas, Reinas y Diosas que somos.

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Mandame a hola@fabuportal.com tus preguntas y temas para próximos episodios del Show de Fabuportal.

Y acordate de que nunca es demasiado tarde para convertirte en quien podrías haber sido, que nunca es demasiado tarde para vivir tu vida más fabulosa y que tu próxima experiencia transformadora te espera en fabuportal.com.